PostToMail - post digitaliseren voor het MKB

PostToMail helpt u zich op uw core business te richten zonder dat u zich om de juiste afhandeling van de post hoeft te bekommeren. Met PostToMail ontvangt u de papieren inkomende post digitaal in uw email. Indien gewenst sorteren we de post en leveren deze op verschillende emailadressen af.
Werkt u met een workflow- of documentmanagement-systeem dan kunt u ons ook de post laten indexeren en de inkomende facturen automatisch laten uitlezen.

PostToMail is heel eenvoudig. Uw inkomende post maken wij open, scannen deze en mailen deze in PDF-formaat naar uw emailadres. De papieren post wordt doorgestuurd, vernietigd of gearchiveerd.

PostToMail in stappen:
1. Postprofs opent de inkomende post en pakt deze uit. Niet scanbare poststukken, reclame en pakketten worden apart gehouden en vernietigd (reclame) of periodiek aan u doorgestuurd
2. De post wordt gescand naar PDF-bestanden
3. Geavanceerde software sorteert de bestanden en mailt deze naar de door u opgegeven emailadressen
4. Het PDF-bestand staat 's ochtends voor 10:00 uur bij u in uw 'Postvak IN' van uw emailprogramma
5. Papieren post wordt met de niet gescande poststukken aan u doorgestuurd, of vernietigd of gearchiveerd

Ja, uw post is veilig bij ons. Het uitpakken en scannen vindt inhouse plaats in onze postkamer. Onze medewerkers worden vooraf uitgebreid gescreend en moeten een verklaring omtrent gedrag (VOG) kunnen overleggen. Er gelden intern strenge veiligheidsprocedures en op de naleving daarvan wordt zeer strikt toegezien.

Zowel de online beschikbare bestanden als die op onze interne servers zijn met wachtwoorden beveiligd. Daarnaast worden gescande documenten versleuteld opgeslagen, zonder de sleutel zijn de bestanden niet te openen.

Detaprofs BV verricht o.a. voor grote ondernemingen en voor overheden diensten. Daarbij is vertrouwelijkheid van gegevens van zeer groot belang. Wij zijn ons terdege bewust van dit belang en de verantwoordelijkheid die wij dragen.

Nee, uw post wordt niet gelezen. Onze medewerkers hoeven uw post niet (deels) te lezen om deze te kunnen verwerken. Onze geavanceerde software herkent de kenmerken die nodig zijn om de poststukken de kunnen sorteren.

Alle postukken uit een envelop die door een scanner kunnen. Grote formaten, zoals bouwtekeningen, en kapotte, vieze of kleefstofbevattende documenten kunnen niet gescand worden. Zie verder voor meer informatie over poststukken die niet gescand kunnen worden.

Reclame wordt niet gescand en direct vernietigd. Poststukken die niet door de scanner kunnen, zoals boekwerken, tijdschriften, pakketten en overige stukken die niet eenvoudig losbladig te maken zijn, worden niet gescand. Dit geldt ook voor privepost zoals trouwkaarten, rouwkaarten en post van waarde zoals geld, cheques e.d..
Post dat als vertrouwlijk is aangemerkt zal, op uw verzoek, niet uitgepakt en gescand worden.

De nietgescande post wordt periodiek aan u doorgestuurd. U kunt ook een spoedaanvraag indienen om deze stukken direct bij u te laten bezorgen.

U kunt hierbij uit 2, en bij de uitgebreidere abonnementen, uit 3 mogelijkheden kiezen.

• vernietigen - de fysieke poststukken worden voor vernietiging afgevoerd. U heeft altijd nog de digitale versie voor uw archief.
• doorsturen met nietgescande post - de gescande post wordt samen met de nietgescande post fysiek naar u opgestuurd. U kunt een spoedopvraging doen waarna wij direct de stukken bij u af laten leveren.
• archiveren - wij archiveren de poststukken gedurende een door u te bepalen periode.

OCR staat voor Optical Character Recognition, in het Nederlands optische tekenherkenning. Door middel van deze techniek kan automatisch leestekens, of tekst, van afbeeldingen gelezen worden.

Als een papieren document gescand is, wordt er een digitaal afbeeldingsbestand gecreeerd (TIFF, PDF), vergelijkbaar met een foto. Tekst op de afbeelding, bijvoorbeeld een naam en adres, herkent de computer niet vanzelf als tekst. Daarvoor is geavanceerde OCR-software nodig. De OCR-software zoek op de afbeelding naar tekens die het systeem als leesteken herkent (barcode is ook een lettertype). De herkende tekst wordt in een tekstbestand weggeschreven.

In een PDF-bestand kan deze tekst als een laag achter de afbeelding worden gevoegd. De tekst kan worden gekopieerd of in een tekstverwerker worden bewerkt.

Een heel groot voordeel van OCR-herkenning van gescande documenten is dat de documenten geindexeerd kunnen worden voor zoekopdrachten. Dit kan zowel in een mailprogramma of in Windows zijn maar ook in een documentmanagement-systeem (DMS).

Automatisch factuurverwerking is het automatisch uitlezen van factuurkenmerken waarna deze in een financieel boekhoudsysteem ingelezen kunnen worden. Het is dan niet meer nodig om de ingekomen facturen handmatig in het boekhoudsysteem in te voeren.

De meeste facturen bevatten dezelfde kenmerken als factuurdatum, factuurnummer, debiteurnummer, totaalbedrag, btw etc. Geavanceerde herkenningssoftware dat met gebruik van OCR-technologie de gescande factuur 'uitleest' kan deze factuurspecifieke kenmerken opzoeken en herkennen. De techniek bestaat al enkele jaren en wordt met succes bij grote instellingen en bedrijven toegepast.

Door verschillende (kruis)controles wordt de betrouwbaarheid van het resultaat beoordeeld. Zo kan het debiteurennummer aan de hand van een debiteurenlijst gecontroleerd worden en het totaalbedrag met de optelling van de factuurregels.

De factuurkenmerken worden in een apart databestand opgeslagen dat als txt-bestand, csv-bestand of UBL/XML-bestand gedownload kan worden en rechtstreeks in het boekhoudsysteem ingelezen kan worden. Uw boekhoudsysteem moet dan wel over een import- of inleesmodule beschikken.

Automatisch factuurverwerking heeft enkele grote voordelen zoals tijdwinst, lagere kans op fouten en een directe koppeling tussen digitale factuur en boekingsrecord.

Automatisch herkennen van document-metadata is het automatisch uitlezen van documentkenmerken waarna deze in een documentmanagement-systeem ingelezen kunnen worden. Het is dan niet meer nodig om de documenten apart te laten indexeren. Het dient tevens als automatische postregistratie.

De meest voorkomende documentkenmerken als briefdatum, onderwerp en afzender worden d.m.v. OCR-herkenning automatisch verwerkt en opgeslagen.

U kunt hierbij kiezen uit een van de volgende mogelijkheden

• onze postbus als correspondentieadres - als correspondentieadres voor relaties gebruikt u onze postbus. Dit mag u ook in uw huisstijl opnemen zoals briefpapier en naamkaartjes. Het voordeel van deze optie is dat u voor bepaalde relaties, bijvoorbeeld notaris of advocaat, uw eigen adres gebruikt en alle andere correspondentie laat scannen.
• doorsturen - u zorgt ervoor dat de post bij de postbus van Dpdprofs wordt afgeleverd. U kunt zelf uw post doorsturen of bij Postnl Zakelijk een doorzendservice aanvragen. Met de doorzendservice wordt de post met 1-2 werkdagen vertraging op onze postbus afgeleverd.

U kunt zich heel eenvoudig aanmelden. Ga naar PostToMail en klik op de knop bestel bij het abonnement van uw keuze en vul uw gegevens in. Binnen enkele werkdagen maakt u dan gebruik van de PostToMail service.