Het digitaliseren van uw inkomende post in 7 stappen
PostToMail is heel eenvoudig. Uw inkomende post maken wij open, scannen deze en mailen
deze in PDF-formaat naar uw emailadres. De papieren post wordt doorgestuurd,
vernietigd of gearchiveerd.
1. ontvangst De poststukken komen op de postbus van PostToMail binnen via 1 van onderstaande opties:
1) u gebruikt onze postbus als correspondentieadres
2) u stuurt zelf uw post door naar ons postbusnummer
3) u maakt gebruik van de doorzendservice van Postnl
2. openen Wij openen de inkomende post en pakken deze uit. Niet scanbare poststukken en
pakketten worden apart gehouden en periodiek aan u doorgestuurd. Ongeadresseerde reclame wordt vernietigd.
3. scannen De post wordt gescand naar PDF-bestanden en d.m.v. OCR ‘leesbaar’ gemaakt.
U kunt nu de tekst doorzoeken en het document indexeren.
Bijzonder praktisch als u op factuurnummer, afzender of briefkenmerk wilt zoeken!
4. herkennen bedrijf Geavanceerde software herkent uw poststukken op basis van de door
u opgegeven (bedrijfs)namen (verschillende bv’s, prive-zakelijk, handelsnamen) en uw adres.
5. sorteren afdeling De software sorteert de bestanden, bijvoorbeeld per afdeling of contactpersoon,
en mailt deze naar de door u opgegeven emailadressen.
6. digitaal aanleveren Uw post staat als PDF-bestand 's ochtends voor 12:00 uur bij u in uw 'Postvak IN'
van uw emailprogramma EN online op uw persoonlijke portal op de website van Dpdprofs (optie).
7. fysiek retour De papieren post wordt met de niet gescande poststukken aan u doorgestuurd,
OF... wordt vernietigd,
OF... wordt gearchiveerd (optie).
Geheel volgens uw wensen.
Bent u ook benieuwd naar de
voordelen van PostToMail voor uw bedrijf?
... lees verder >